Soutien à la gestion des fournisseurs

Portée du mandatQuel était le défi?

Le client a demandé le soutien de Global Partner Solutions pour travailler avec son fournisseur afin de régler les problèmes suivants. Les délais d’exécution du fournisseur étaient trop longs, ce qui entraînait un grand nombre d’expéditions en retard et l’empêchait d’avoir le temps de planifier. Il y avait d’importants écarts entre la liste des expéditions en retard du fournisseur et celle de ses clients. Comme aucune méthode de planification ni liste de travail quotidienne n’était en place, il lui était impossible de planifier ses activités à temps pour assurer des livraisons ponctuelles.

Le fournisseur n’utilisait aucun système de gestion de la production, du bon de commande client jusqu’à la livraison. Il n’avait qu’un système partiel de gestion des fournisseurs et ne disposait pas des bons outils pour mesurer et gérer sa performance. De plus, aucun système de gestion des achats n’était en place; un tel système lui aurait permis de savoir quels matériaux ou pièces étaient en stock. Le manque de données disponibles l’empêchait aussi de cerner les problèmes de capacité, ce qui causait à son tour des problèmes de livraison. La communication avec les clients au sujet des bons de commande et des pièces en retard était peu pertinente, voire inexistante, ce qui rendait le fournisseur réactif plutôt que proactif. Son système d’emplacement et de statut n’était pas à jour, ce qui empêchait les employés de retrouver les commandes. Enfin, la révision des bons de commande clients nouveaux ou modifiés n’était pas faite, alors que certaines exigences de bons de commande clients n’avaient ni bon de commande de matériel ni bon de travail pour les pièces.

• Délais longs et expéditions souvent en retard
• Aucune méthode de planification ni liste de travail quotidienne
• Aucun système de gestion de la production ou des achats
• Aucun outil pour mesurer et gérer la performance
• Communication client réactive et peu pertinente
• Données d’emplacement et de statut des commandes périmées

ActivitésQu’a fait GPSI?

Comme aucun système de planification n’était en place, nous avons implanté un système d’étiquetage visuel pour repérer les commandes à accélérer. Nous avons fait plusieurs tournées quotidiennes des bureaux et de l’atelier pour nous assurer que les commandes étiquetées étaient bien traitées. Nous avons rencontré le personnel clé chaque matin pour nous assurer que les pièces critiques du jour avançaient, et le fournisseur tenait des conférences téléphoniques avec ses clients pour faire le point. Cette démarche l’a aidé à prioriser ses bons de commande et à obtenir des dates d’engagement de ses clients.

Le suivi des bons de commande clients nouveaux et modifiés a permis d’agir correctement et en temps opportun. Nous avons mis en place des indicateurs de performance à l’aide de calendriers de base pour cerner les occasions d’amélioration et suivre les progrès. Des procédures ont été fournies et mises en place pour aménager un magasin de pièces finies, ce qui a permis de maintenir un niveau élevé d’exactitude des stocks.

PlanificationComment les calendriers ont-ils été bâtis?

L’établissement de délais à rebours a permis de créer des calendriers de base pour les jalons suivants, donnant au fournisseur, pour la première fois, un chemin clair de la commande à l’expédition.

RésultatsQuels résultats GPSI a-t-il obtenus?

GPSI a conçu un système et des outils pour créer un système d’étiquetage visuel unique, un fichier des exigences, un fichier maître des commandes (planification) et des indicateurs de performance. Notre agent a gagné le respect des personnes responsables des activités nécessaires pour fabriquer et expédier le produit. Nous avons coordonné les activités pour améliorer les processus, ce qui a permis de rattraper le calendrier.

Questions fréquentes